Quét tài liệu là nền tảng của chuyển đổi kỹ thuật số và việc chọn công nghệ phù hợp là điều cần thiết để có được kết quả phù hợp. Khả năng nâng cao hình ảnh của máy quét giúp người dùng giảm đáng kể thời gian xử lý tài liệu và cung cấp thông tin chính xác hơn cho quy trình làm việc tự động.

Alaris Perfect Page có thể nói là một thương hiệu nổi tiếng của công nghệ xử lý hình ảnh Kodak hàng chục thập kỷ qua. Trong đó, một ưu điểm nổi trội chính là Alaris Perfect Page thuộc bản quyền sáng tạo của Kodak Alaris, vì thế, tất cả các dòng máy của Kodak Alaris từ thấp đến cao đều được trang bị công nghệ xử lý hình ảnh ưu việt này, mà không làm tăng chi phí đầu tư của người dùng.

Rất nhiều tổ chức / doanh nghiệp ngạc nhiên khi nhận ra rằng: Công đoạn Chuẩn bị Tài liệu/ Chỉnh lý Tài liệu trước khi Số hóa chiếm một lượng thời gian, chi phí và công sức “khổng lồ”, hơn hẳn bản thân Quy trình Số hóa, đặc biệt khi trong Tài liệu của họ tồn tại những tài liệu xấu, tài liệu cũ hoặc có những chất liệu đặc biệt.

ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG HÌNH ẢNH ĐẦU RA

Một thách thức khác thường gặp là buộc phải đạt được yêu cầu về chất lượng ảnh đầu ra. Sẽ có rất nhiều kỳ vọng khác nhau về đầu ra cho các loại tài liệu khác nhau như: tài liệu chữ in, thư / tài liệu viết tay, hình ảnh, báo cáo có đồ thị, bảng biểu….
Công nghệ Xử lý hình ảnh vì thế vô cùng quan trọng nhằm tăng hiệu quả chất lượng hình ảnh, thậm chí mang đến bản sau khi quét đẹp hơn bản gốc.

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU LÀ ‘NÚT THẮT CỔ CHAI” CHÍNH

Bản thân công đoạn Quét tài liệu chỉ là một công đoạn nhỏ trong quá trình số hóa. Không có gì lạ khi trong không gian dự án số hóa, có một nửa, hoặc hơn một nửa nhân công chỉ tập trung làm công tác phân loại và chuẩn bị tài liệu. Ngay cả trong quá trình quét cho những loại tài liệu giống nhau, ví dụ như hóa đơn, thì thách thức vẫn cứ tồn tại. Người điều hành dự án phải đối mặt với vô số loại giấy tờ khác nhau và kích cỡ tài liệu khác nhau cũng như những tài liệu có hình nền khác nhau, hoặc rất nhiều chiều xoay ngang – dọc của tài liệu.Thông thường, các dự án phải buộc nhân công dành thời gian làm thủ công để phân theo các loại thông số này, thay vì ứng dụng công nghệ để xử lý nó. Một chiếc máy quét tốt có thể làm công việc này một cách tự động, tiết kiệm được chi phí nhân công cho những công việc phát sinh trên đây.
Thêm vào đó, có càng nhiều nữa những công việc thủ công liên quan đến tách bộ tài liệu. Đây cũng được xem là một thách thức. Khi một tài liệu “khó đọc” xuất hiện, nó sẽ được quét với nhiều thông số quét khác nhau, thường ở độ phân giải cao, và gây ra việc lưu trữ nặng, chiếm nhiều dung lượng. Nếu tài liệu được quét một cách thông thường, không trải qua công đoạn xử lý hình ảnh, các công cụ Kiểm tra chất lượng có xu hướng sẽ không chấp nhận bản quét. Điều này gây ra tình trạng phải quét đi quét lại nhiều lần, hoặc cần tiến hành lập chỉ mục một cách thủ công, hoặc loại bỏ dữ liệu. Thông thường, một cách đang ngạc nhiên, là mọi người sẽ cứ loay hoay với các tài liệu này. Người điều hành dự án sẽ sử dụng một máy Copy để in lại các tài liệu với độ tương phản đặt ở mức cao. Đó là một sự cố gắng rất thủ công, khiến quá trình làm việc chậm lại và tăng thêm chi phí, trong khi nó hoàn toàn có thể tránh được.

NHỮNG NỖ LỰC SAU-QUÉT KHÔNG CẦN THIẾT SẼ ẢNH HƯỞNG LỢI NHUẬN VÀ SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG

Khi sử dụng phần mềm Nhận diện Ký tự (OCR), chất lượng hỉnh ảnh là yếu tố vô cùng quan trọng. Những ảnh quét xấu, không rõ, chữ mờ sẽ cho ra kết quả nhận diện kém, và kết quả OCR sẽ bị ảnh hưởng xấu. Ngay cả giảm 1% hiệu quả nhận diện cũng có thể dẫn đến rất nhiều chi phí phát sinh, cùng với những thao tác xử lý không cần thiết.
Những tài liệu không đặt tiêu chuẩn Kiểm tra chất lượng, và những tài liệu không thể nhận diện nhờ quá trình OCR sẽ cần được quét lại và lập chỉ mục một cách thủ công, không những tốn kém thời gian mà còn tốn kém tiền bạc. Mức độ làm các công việc phát sinh này sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực lên hiệu quả kinh doanh, ảnh hưởng ma trận hiệu quả như thời gian xử lý khiếu nại – bồi thường, cuối cùng sẽ làm khách hàng vô cùng thất vọng.

GIẢM THỜI GIAN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Khả năng quét nhiều bộ tài liệu khác nhau mà không cần hy sinh tốc độ quét và đảm bảo chất lượng đầu ra cao, ổn định mang đến cơ hội lớn cho các tổ chức để cải thiện kết quả cuối cùng. Nó cũng làm giảm đáng kể thời gian lãng phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu một cách thủ công.
Mục tiêu của đội ngũ Xử lý hình ảnh cao cấp Kodak Alaris Advanced Image Processing là loại bỏ hoàn toàn quy trình chỉnh lý tài liệu. Kodak Alaris có một gia tài công nghệ xử lý ảnh vốn tập trung vào chất lượng hình ảnh tuyệt đối cho tất cả các loại tài liệu. Công nghệ Alaris Perfect Page cung cấp các khả năng xử lý tiên tiến giúp tăng cường hình ảnh, ngay cả đối với các tài liệu rất khó và các lô tài liệu hỗn hợp. Khi bạn cân nhắc đầu tư máy quét tiếp theo, hãy đảm bảo tính đến tất cả các cách mà một công nghệ phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cải thiện độ chính xác cho hoạt động quét của bạn.

KẾT LUẬN:
1. Công nghệ Xử lý hình ảnh nâng cao có thể hợp lý hóa cách các tài liệu được số hóa chính xác và đưa thông tin dữ liệu cho hệ thống kinh doanh.

2. Công nghệ Alaris Perfect Page cung cấp các giải thuật để cải thiện chất lượng hình ảnh một cách tự động, mà không cần nhiều nỗ lực thủ công rườm rà trong quá trình chuẩn bị tài liệu, giúp quá trình quét được liên tục. Các khả năng được minh họa trong bài viết này chỉ là một phần nhỏ của các tính năng.

3. Công nghệ Alaris Perfect Page cho phép bạn:
• Giảm bớt việc chuẩn bị tài liệu đối với các nhiệm vụ đơn giản như loại bỏ kim bấm,…. hoàn toàn không cần phải sắp xếp trước.
• Xử lý các bộ tài liệu hỗn hợp mà không cần sắp xếp theo chiều, khổ giấy, loại tài liệu hoặc hình dạng tài liệu.
• Tăng tỉ lệ nhận diện của phần mềm OCR / ICR đáng kể, cũng như cắt giảm việc xử lý thủ công phát sinh.

(Theo Kodak Alaris)