Tin Tức

Ý Nghĩa Của Số Hóa Tài Liệu Trong Ngành Lưu Trữ

09
Th7

Ý NGHĨA CỦA SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG NGÀNH LƯU TRỮ

__________________

Trong thời đại khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin có những bước phát triển mang tính đột phá, việc số hóa tài liệu – “là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số” cũng nằm trong quỹ đạo phát triển đó.

Trong thời điểm “giao thời” khi “văn thư – lưu trữ truyền thống” vẫn còn hiện diện như một hình thức hoạt động chưa (hoặc không) thể thay thế, còn “văn thư – lưu trữ điện tử” chưa hình thành khung pháp lý mặc dù đã hiện diện với khá đầy đủ “hình thái”. Chính vì vậy, số hóa văn bản/tài liệu lưu trữ là cầu nối, là phương tiện để chuyển hóa, kết nối, tận dụng “sản phẩm” của “văn thư – lưu trữ truyền thống” trên môi trường mạng, trong các môi trường làm việc hiện đại như “văn phòng ảo”, “văn phòng điện tử” – office …

Đặc biệt, với khối lượng lớn, chủ yếu, tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử các cấp, việc số hóa là thực sự cần thiết để góp phần bảo quản và khai thác tài liệu một cách tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi xin trình bày một và suy luận từ thực tế hoạt động và tương tác giữa một hình thái xưa cũ: “công tác văn thư – lưu trữ truyền thống” và hình thái mới: “văn thư – lưu trữ điện tử” đã hình thành, đang hiện hữu nhưng thiếu hành lang pháp lý và nghiệp vụ mà hoạt động số hóa và tài liệu được số hóa là một trong những vấn đề nổi cộm.

Vài vấn đề cần lưu ý khi số hóa

  • Trong công tác văn thư

Trước hết cần xác định rõ, hoạt động của “văn thư – lưu trữ truyền thống” – hình thái sử dụng loại hình ghi tin (vật mang tin) là giấy để ban hành công văn giấy tờ là giấy. Khi hình thái “văn thư – lưu trữ điện tử” chưa chính thức ra đời, từ những năm 90 của thế kỷ trước cho đến nay, máy vi tính với những phần mềm Eoffice giúp tạo ra văn bản điện tử thay thế cho những trang sản phẩm giấy của máy đánh chứ cơ, như vậy, tất cả các loại văn bản này khi ban hành vẫn phải hình thành trên giấy, ký (tay), đóng dấu (dấu pháp nhân) … – đối tượng chính khi cần và khi có nhu cầu số hóa.

Như vậy, xét về vị trí của văn bản/tài liệu trong công tác văn thư, trong giai đoạn khởi đầu của vòng đời tài liệu, loại hình tài liệu cần số hoátrong công tác văn thư chỉ xuất hiện từ khi có nhu cầu và khi mạng diện rộng có tiện ích chuyển giao văn bản qua mạng (có phần mềm chuyên dụng hoặc qua email). Tài liệu chủ yếu là các loại công văn giấy tờ – văn bản hành chính (trừ văn bản có độ mật) mà cơ quan, tổ chức đã ban hành trong quá trình hoạt động của mình, được số hóa. Chính vì vậy, có 02 cơ sở (lý do) để xác định danh mục văn bản cần số hóa:

Thứ nhất, số hóa văn bản đã ban hành (đã có chữ ký tay và con dấu) để chuyển giao văn bản qua mạng diện rộng đáp ứng các yêu cầu để xử lý công việc về thởi gian, hạn chế chi phí, …

Thứ hai, thực hiện yêu cầu của cải cách hành chính theo lộ trình chính phủ điện tử trong việc lập và nộp hồ sơ điện tử trình lên cấp có thẩm quyền (thủ công hoặc qua phần mền quản lý công việc trên mạng diện rộng).

Từ những lý do trên, ở thì hiện tại, văn bản số hóa bao gồm toàn bộ văn bản hành chính của cơ qua, tổ chức được phép ban hành để phục vụ hoạt động của mình. Và văn bản số hóa đã trở thành một hình thức, một loại hình ghi tin – phương tiên hoạt động, giao tiếp không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên máy tính và trong môi trường mạng.

Việc xác định nguồn tài liệu số hóa là cơ sở có tính chất tiền đề cho các hoạt động bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả nhất. Do khả năng về kinh phí, năng lực (của người quản lý, của cơ sở vật chất và hạ tầnng công nghê thông tin); từ nhu cầu quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thứ tự ưu tiên số hóa tài liệu theo quan điểm (riêng) của chúng tôi là:

  • Ưu tiên số hóa tài liệu quý hiếm, có giá trị sử liệu cao nhưng cũ nát, có nguy cơ hư hỏng như một biện pháp bảo hiểm;
  • Ưu tiên số hóa tài liệu có giá trị sử liệu, tần suất khai thác cao để tránh khai thác trực tiếp từ bản gốc.

Sau đó mới là những loại tài liệu khác có nhu cầu và được phép khai thác qua mạng diện rộng như hoạt động của The Virtual Vietnam Archive – The Vietnam Center anh Archive thuộc Đại học Texas Tech Hoa Kỳ

  • Chất lượng và yêu cầu của việc số hóa
  • Số hóa “màu” hay “đen trắng”

Đáp số của các câu hỏi nói trên, theo chúng tôi, ta có thể tìm được ngay trong thực tế của sản phẩm số hóa. Một thực tế là: Số hóa xong, tài liệu “chuẩn” thành “không chuẩn”. Một trong những ví dụ rất cụ thể, rõ ràng là các tìa liệu hành chính, nếu scan màu, chữ kí (màu xanh hay màu đen) đều đè lên con dấu mặc dù bản gốc scan làm đúng: ký rồi mới đóng dấu.

Theo tìm hiểu của chúng tôi, các loại máy scan (kỹ thuật cũ) thường quét màu trước, đen trắng sau. Do vậy sẽ có sản phẩm “không chuẩn” sau số hóa.

Do đó, theo chúng tôi, để có kết quả số hóa chuẩn, tác dụng tốt, không bị sap chép chữ ký và con dấu, nên scan đen trắng và dung lượng không nên quá cao (có đủ rõ chữ trên băn bản).

  • Dung lượng và kiểu file số hóa
  • Kiểu file và độ phân giải (văn bản hành chính)

Định dạng của sản phẩm số hóa tài liệu lưu trữ (văn bản hành chính) đầu ra là định dạng PDF (Portable Document Format) hoặc JPEG (Joint Photographich Expert Group). Riêng với tài liệu hành chính nên dùng định dạng JPEG sau đó chuyển sang định dạng PDF để vừa có chức năng tìm kiếm trong toàn văn nội dung tài liệu (Searchable fulltext) vừa tránh chuyển thành file text (DOC hay RTF – Rich Text Format).

Một trong những vấn đề cần lưu ý khi số hóa văn bản/tài liệu lưu trữ với số hóa các loại tài liệu khác (sách, báo …) khác nhau. Với tài liệu chính không nên đề nhâtn dạng quang (Optical Character Recognition – OCR) nhằm tránh có thể biến sản phẩm số hóa thành dạng TEXT dễ sửa đổi.

Về độ phân giải, khi số hóa, sản phẩm phải có dung lượng nhỏ nhưng vẫn giữ được độ sắc nét của chữ, hình ảnh trong tài liệu mới đạt yêu cầu. Độ phân giải theo quy định đối với tài liệu hành chính thường từ 200 – 500 dpi (viết tắt của thuật ngữ: Dots per Inch, đơn vị đó lường mật độ các chấm hay còn gọi là điểm ảnh tạo nên file số hóa). Việc số hóa tài liệu với dung lượng cao không nên làm đại trà mà chỉ áp dụng với những tài liệu với nhu cầu sử dụng cụ thể.

Khi xác thực cho bản số hóa (tương đương với thủ tục sao y) chỉ cần 01 chữ ký số của đơn vị (nên là chữ ký số của phòng hay bộ phận hành chính) và giao cho nhân viên văn thư – cũng là người quản lý và trực tiếp ký, chịu trách nhiệm như nhiệm vụ quản lý và đóng dấu pháp nhân hoàn tất thủ tục sao y của “văn thư – lưu trữ truyền thống” thực hiện. Nếu được như vật, vừa tiết giảm thao tác nghiệp vụ không cần thiết (dùng 02 chữ ký số), vừa tiết giảm thời gian và công sức của người lao động mà vẫn giám sát và nâng cao được trách nhiệm của công chức, viên chức có liên quan. Để thực hiện như đề nghị trên, chỉ cần có nội dung này quy định trong Quy chế công tácvăn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức (văn bản này các cơ quan đều phải ban hành theo quy định của Thông tư số: 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013)Giá trị và việc khai thác giá trị tài liệu số hóaSố hóa góp phần tạo ra văn bản điện từ/tài liệu lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của văn bản số hóa phải có yếu tố đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực, tính chống chối bỏ. Khi đó, văn bản số hóa đó mới có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành tương đương hình thức bản sap y của “văn thư truyền thống”. Nếu không giải quyết được vấn đề đó, bản số hóa (dù scan màu, có hình dấu đỏ, chữ ký tay của người có thẩm quyền) thì đơn giản chỉ là bản “photo điện tử”.Vấn đề thức hai cần quan tâm về tính liên thông khi sử dụng bản số hóa từ khâu văn thư đến khi nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Nếu bản số hóa có chữ ký số từ khâu văn thư, khi nộp lưu mới đủ “tư cách” để nộp lưu và bản nộp lưu mới có giá trị sử dụng trong hoạt động lưu trữ.

Trong Dự thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (xin gọi tắt là Dự thảo Thông tư) dự kiến ban hành cuối năm nay (và đang công bố trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để lấy ý kiến góp  ý), và ngược dòng thời gian, vào năm 2010, với chuyên đề “Văn bản điên tử và chữ ký số” đăng nhiều số trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, vấn đề giá trị pháp lý của văn bản điện tử/số hóa cũng đã đề cập đến: bản số hóa, khi có chữ ký số dạng P (tương đương với chữ ký số của cơ quan, tổ chức như quy định hiện hành tại Thông tư số: 08/2016/TT-BQP).

Vấn đề đặt ra là, tại sao bản số hóa có chữ ký số không tương đương bản chính mà tương đương bản sao y.

Lý do:

  • Nếu theo góc nhìn của công nghệ thông tin, file được tạo lập lần đầu (created – modified), các lần sau khi sao nhân (dù tới n lần), ngày tạo lập vẫn không thay đổi trừ khi có sử can thiệp làm thay đổi nội dung của file (edit);
  • Theo góc nhìn của “văn thư – lưu trữ truyền thống” phiên ngang, bản số hóa là bản sao lại từ bản gốc hay bản chính (tương đương như bản photocopy) như khi làm thủ tục bản sao. Thay vì thực hiện ký, đóng dấu khi sao văn bản (giấy) thì dùng chữ ký số của cơi quan.

Trong nội dung nói trên, theo Dự thảo Thông tư cũng có quy định về vấn đề này, tuy nhiên, theo chúng tôi, Dự thảo quy định đó chưa thật sự phát huy được đặc trưng và công dụng của các chữ ký số. Việc cần hiểu rõ trong nội dung này là:

  • Trên 01 file văn bản, dùng 01 hay n chữ ký số, về góc nhìn mang tính vật lý, những văn bản đó đều tác dụng cũng như nhau (có đủ yếu tố đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực và tính chống chối bỏ). Việc dự thảo quy định phải 02 chữ ký số (01 của người có thẩm quyền ký, 01 của cơ quan, tổ chức thực hiện ban hành bản sao) thực ra là sự phiên ngang quy định, cách hiểu và cách quản lý của “văn thư – lưu trữ truyền thống”. Trong vẫn đề này xin lưu ý:

Việc thực hiện ký số trên văn bản điện tử hay văn bản số hóa đều được theo dõi và quản lý bởi cơ quan cấp chữ ký số (với cơ quan Nhà nước, theo Thông tư số: 08/2016/TT-BQP là Cục chứng thực số và Bảo mật thông tn thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ). Do vậy, không thể quản lý việc sử dụng chữ ký số như quản lý con dấu pháp nhân (đóng dấu chỉ người thực hiện biết)

Khuyến nghị thay lời kết

Qua những dữ liệu thực tế và suy luận cá nhân (có thể không chính xác), theo chũng tôi cần có những quy định, điều chỉnh về pháp lý và nghiệp vụ của các cơ quan thực hiện việc số hóa, các cơ quan có chứ năng quản lý nhà nước và nghiệp vụ như sau:

  • Với cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa:
  • Lựa chon chính xác danh mục tài liệu cần số hóa ngay từ khâu văn thư và hoàn chỉnh các yếu tố đảm bảo tính xác thực, tính vẹn toàn và tính chống chối bỏ để văn bản số hóa thực sự có giá trị trong sử dụng và lưu trữ về sau;
  • Xác định thứ tự ưu tiên để từng bước số hóa tài liệu lưu trữ nhằm vừa đảm bảo yếu tố bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ vừa là điều kiện – cơ sở dữ liệu để giới thiệu, tạo điều kiện khai thác, công bố tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng.
  • Với các cơ quan quản lý nhà nước:
  • Nhanh chóng có kế hoạch xây dựng và ban hành luật/pháp lệnh về công tác văn bản trong đó có quy định rõ ràng hình thái “văn thư – lưu trữ điên tử”
  • Sớm ban hành Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử với những quy định khai thác và phát huy đặc trưng của văn bản điện tử, số hóa, đặc biệt là hiểu đúng, sử dụng hiệu quả chữ ký số (không nên để quy định như một cách phiên ngang những gì đã có của “văn thư – lưu trữ truyền thống”./.

 

(Theo Nguyễn Phương Nam – Văn Thư, Lưu trữ Việt Nam số 09/2017)