XU HƯỚNG “VĂN PHÒNG KHÔNG GIẤY TỜ”
_________________
Với xu thế ngày càng hiện đại, nhằm đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu chi phí trong công tác văn thư lưu trữ, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính, xây dựng các văn phòng điện tử không giấy tờ đang là một mô hình được rất nhiều doanh nghiệp hướng đến và đang hiện thực hóa. Để làm được điều này, số hóa tài liệu với thiết bị máy quét chuyên dụng và các phầm mềm số hóa là một quyết định sáng suốt mang tính chiến lược.
Với bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn tác dụng của việc số hóa và thiết bị máy quét tài liệu chuyên dụng trong suốt quá trình hoạt động của Doanh nghiệp, Tổ chức.
- TIẾT KIỆM CHI PHÍ CHO DIỆN TÍCH LƯU TRỮ:
Tác dụng đầu tiên phải kể đến là việc tiết kiệm chi phí dành ra cho diện tích lưu trữ, bảo quản tài liệu trong văn phòng. Tất cả hồ sơ, tài liệu đều được trích xuất, lưu ở dạng file mềm. Thay vì trước đây văn phòng của bạn tràn ngập những giấy tờ lưu trữ, tồn đọng từ nhiều năm về trước, với máy scan chuyên dụng và phần mềm số hóa, tất cả sẽ được lưu dễ dàng, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và hiện đại cho đội ngũ nhân viên.
Hãy tưởng tượng đến một không gian làm việc rộng rãi, thoáng đãng, không giấy tờ “bao vây”, bạn sẽ thấy việc có một chiếc máy scan chuyên dụng cùng phần mềm số hóa cho văn phòng mình là điều rất cần thiết.
- TIẾT KIỆM CHI PHÍ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN:
Tiếp theo nữa là tiết kiệm chi phí luân chuyển thông tin khi cần xử lý hay gửi, trao đổi tài liệu, tăng mức độ tương tác bằng việc gửi mail và chia sẻ ngay lập tức, sao chép và chỉnh sửa hiệu quả.
- SAO LƯU DỄ DÀNG VÀ TIẾT KIỆM:
Việc sao tài liệu đã được số hóa thành nhiều bản để giảm thiểu rủi ro thất lạc cũng rất dễ dàng và không hề tốn kém gì giống như việc sao chép các tài liệu giấy.
- KHÔNG LO VIỆC TÀI LIỆU BỊ HƯ HỎNG QUA THỜI GIAN:
Việc lưu tài liệu bằng giấy, qua thời gian rất dễ gây hư hỏng. Còn một khi đã được số hóa, bạn sẽ dẹp bỏ ngay được mối lo lắng này. Đó cũng là một trong những lý do chúng ta nên hướng tới một văn phòng không giấy tờ
- TÌM KIẾM TÀI LIỆU DỄ DÀNG:
Với hàng núi giấy tờ dồn lại qua nhiều năm, cho dù việc sắp xếp tài liệu có khoa học, cẩn thận đến mấy thì việc tìm kiếm một giấy tờ đã có trước đây nhiều năm cũng không hẳn là việc dễ dàng. Nhưng với thiết bị máy scan chuyên dụng và các phần mềm số hóa đi kèm, thì việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để đáp ứng tốt nhất cho công tác số hóa, Công ty DSG VIETNAM đã xây dựng và hoàn thiện một hệ thống số hóa toàn diện đảm bảo việc cung cấp, tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật cho Khách hàng đúng theo tiêu chuẩn của Nhà phân phối chính thức và duy nhất tại Việt Nam của thương hiệu máy quét Colortrac, Kodak, Panasonic và Avision.
Hãy cùng DSG hướng tới một văn phòng làm việc hiện đại không giấy tờ bạn nhé!